Jeżeli spojrzymy na funkcjonowanie firm teraz i jakieś 40 lat temu, to dostrzeżemy sporą zmianę. Dawniej wszystko było załatwiane przy użyciu tony papieru i nadawanych faksów.

instalacja

Autor: Andrew Bone
Źródło: http://www.flickr.com
komputery

Autor: Jeffrey Zeldman
Źródło: http://www.flickr.com
Dzisiaj wszystko przechowujemy już na dyskach twardych. Znacznie ułatwia to funkcjonowanie.
produkcja

Autor: Nicholas Eckhart
Źródło: http://www.flickr.com
Jeżeli mamy firmę, to jesteśmy świadomi tego, ile różnych informacji jesteśmy zobligowani przechowywać. Całą bazę kontrahentów, która nieraz liczy sobie kilkanaście tysięcy pozycji, czy wszystkie faktury. Na szczęście, dzisiaj można już to przechowywać w komputerze. W Polsce funkcjonuje już elektroniczny obieg faktur i jest zatwierdzony przez Urząd Skarbowy. Zajęło trochę czasu, nim urząd ten dogonił rzeczywistość, ale dziś wygląda to już dość sprawnie. By nie przechowywać w wielkich segregatorach przeróżnych dokumentów, mamy możliwość zainwestować w elektroniczne archiwum dokumentów. Spółki, które zakładają oraz obsługują tego typu programy, są specjalistami w swej dziedzinie. Kiedy ich zatrudnimy, to skopiują dla nas wszelkie stare dokumenty i rachunki. Dzięki temu będziemy widzieć porządek. Jeżeli podpiszemy z nimi stałą umowę, to będą systematycznie wprowadzać dane do archiwum. Przy użyciu wyszukiwarki bez kłopotu znajdziemy potrzebny szefowi dokument w 5 sekund.

Będziemy w stanie szukać nie tylko według dat, ale również nazwy kontrahenta albo sumy. Istnieje także możliwość zaznaczenia, którzy kontrahenci spóźniają się z płaceniem faktur albo wciąż jakiejś nie uregulowali.